Qué es una firma electrónica y cómo obtenerla

Tramitar firma electrónica

Una firma electrónica es un conjunto de caracteres que contiene información sobre su propietario. Esta firma puede ir adjunta a cualquier documento electrónico, para confirmar su autoría y legalidad. Es decir, es el equivalente de una firma manuscrita que tiene plena fuerza legal.

Esta permite una interacción remota con los sistemas de información a través de internet. En caso de personas jurídicas, la firma electrónica le permite participar y ordenar documentos electrónicos de curso legal.

Todos los contratos, facturas o documentos electrónicos que se envían en línea, tienen el mismo peso legal que cualquier documento físico firmado con las manos. Incluso, al igual que tu firma tradicional, no es posible falsificar una firma electrónica.

¿Qué función cumple la firma electrónica?

Básicamente las funciones son:

  • Identificar al firmante como persona única e inequívoca
  • Garantizar la autenticidad del documento firmado, cual si fuere exactamente el original
  • Garantizar que el firmante es fiel al documento firmado y no puede negarlo, porque los datos que utilizó para realizar la firma son únicos y exclusivos
  • Finalmente, la firma electrónica equivale directamente a la firma escrita, puesto que está amparada bajo la Ley 59/2003 de Firma Electrónica (Base legal de las Firmas)

¿Cuál es la ventaja de poseer una firma electrónica?

La firma electrónica te ahorra tiempo

Son muchas las ventajas de la firma electrónica tanto para individuos como para organizaciones. Por ejemplo:

  • Ahorras tiempo al no tener que ir a firmar documentos en persona
  • Puedes gestionar documentos electrónicos dentro de la misma empresa y ahorrar papel y tóner de impresoras
  • Mayor eficiencia al presentar informes a las instituciones
  • Participar activamente en licitaciones electrónicas

Pasos para obtener un Certificado Digital

Para comenzar a firmar documentos es necesario contar con un Certificado Digital o de un DNI electrónico. Estos contienen claves criptográficas que son los elementos indispensables para firmar.

Los certificados electrónicos se utilizan para identificar inequívocamente a su poseedor (persona o entidad), y son expedidos por una Autoridad de Certificación. Esta Autoridad da fe de que la firma electrónica solo corresponde con un usuario en concreto.

El ente que se encarga de expedir estos certificados es la Sede Electrónica de la Real Casa de la Moneda.

1.- Requisitos para firmar un documento electrónicamente

Todo el proceso para obtener el certificado de firma electrónica en España, se debe de realizar desde el mismo: ordenador, usuario, navegador (Mozilla firefox, Google Chrome e Internet Explorer) y sistema operativo (Gnu Linux, Mac Os X o Windows).

Es importante instalar previamente los certificados de las Autoridades de Certificación y la librería Capicom.

Consideraciones previas para firmar documentos electrónicamente

2.- Solicitar el Certificado

Una vez que reúnas los requisitos, cumplimenta el siguiente formulario con tus datos personales y envíalo a la Sede Electrónica de la Real Casa de la Moneda al finalizar.

3.- Verificar la identidad del solicitante

Para garantizar la legalidad del certificado de firma electrónica, el Estado debe de verificar la identidad del solicitante. Para ello utiliza el código de solicitud que tienes en el email, junto a tu DNI y dirígete a la oficina más cercana para realizar la verificación.

Otra opción es acudir al AEAT, con cita previa.

4.- Descarga el Certificado de Usuario

Una vez verificada la identidad, puedes descargar el certificado desde la página de la Sede Electrónica, cumplimentando los datos que ahí te solicitan. 

Certificado para firma electrónica

¿Cómo firmo un documento con Certificado Electrónico?

La firma electrónica solo puede ser usada para firmar documentos por medios electrónicos de dos formas distintas, pero en ambos casos necesitas el Certificado Electrónico:

1.- Descargando una aplicación en tu ordenador. Actualmente existen 2 aplicaciones disponibles: Cliente @Firma del Ministerio de Política Territorial y ecoFirma del Ministerio de Industria. No necesitas conexión a internet par utilizar estas aplicaciones. Para descargarlas, pincha aquí.

2.- Firmando directamente en internet. Cuando se necesiten firmar formularios o solicitudes de la administración pública. Utilizando el servicio ofrecido por VALIDe, puedes firmar documentos en internet, pero antes debes descargar un componente que funcione sobre el mismo navegador.

Pasos para obtener un DNIe Electrónico

Según el Artículo 5 del Real Decreto 1553/2005, es imprescindible acudir personalmente a solicitar el Documento Nacional de Identidad (DNI). El abono de la tasa puede ser en efectivo o pagar vía telemática.

1.- Requisitos

  • Certificación de nacimiento expedida por el Registro Civil correspondiente, con fecha de expedición no mayor a seis meses al momento de presentar la solicitud del DNI.
  • Una fotografía reciente a color, tamaño 32×26 mm, fondo blanco y en papel fotográfico de buena calidad (La foto deberá mostrar claramente los rasgos faciales).
  • Certificado de empadronamiento del Ayuntamiento de tu domicilio, con fecha de expedición no mayor a tres meses al momento de presentar la solicitud del DNI. Si eres español y resides en el extranjero, acreditarán tu domicilio a través de certificación de la Representación Diplomática o Consular donde estés inscrito como residente.
  • Si eres nacionalizado y tienes Tarjeta de Identificación de Extranjero (TIE) o Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión, deberás aportar el número de identificación de extranjero (NIE), para tramitar el DNI.

2.- Obtención de DNI

Para obtener el DNI electrónico, debes solicitar una cita previa a través de la página web del Cuerpo Nacional de Policía. Una vez hecha la cita, puedes acudir a la oficina de expedición más cercana a tu domicilio. Haz clic aquí para ver todas las oficinas, clasificadas por provincias.

3.- Instalación del lector del DNIe

Instalar lector DNIe

Para proceder a instalar y utilizar el DNI, debes contar con elementos específicos de hardware y software que permitan el acceso al chip de la tarjeta y poder utilizar los certificados contenidos en él.

El principal elemento de hardware y software que se necesita es el lector de tarjetas inteligentes que cumpla el estándar ISO 7816 y el controlador de dicho lector.

Para instalar el lector, basta con conectarlo al ordenador y esperar un poco hasta que lo reconozca. Una vez instalado, busca la entrada del lector, que generalmente aparece como Lector de tarjeta inteligente Usbccid de Microsoft (WUDF).

En caso de utilizar un smartphone o tablet, necesitas una APP que utilice el DNI 3.0 para la identificación del usuario y que permita firmar de forma electrónica un documento. Pero no te preocupes, estas aplicaciones pueden descargarse fácilmente desde Google Play o App Store.

Descarga e instala los certificados de validación del DNIe, desde el portal del DNI electrónico, ubicado en este enlace. Es importante que tengas instalado Java en tu ordenador para poder gestionar certificados y firmas electrónicas.

Ojo: Estos certificados de validación, se deben importar al navegador para poder utilizarlos.

Cómo utilizar el DNI electrónico

Para utilizar por primera vez los certificados del DNI electrónico, debes activar los certificados. Si utilizas certificados digitales, debes activarlo en los Puntos de actualización del DNIe de forma presencial.

Para utilizarlo, debes comprobar que el DNIe funciona correctamente, insertándolo en el lector. El sistema deberá reconocer automáticamente el DNIe y solicitar el PIN de acceso que te dieron en el Punto de actualización del DNIe.

Al introducir el PIN y pinchar en “Aceptar”, accedes a la sección de verificación. Si el DNIe funciona, los datos se mostrarán en la pantalla.

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